Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

2. Technischer Dienstleister

Die Anwendung wurde durch CEIS-IT.de entwickelt. Soweit CEIS-IT.de mit Hosting, Wartung, Support oder technischer Administration beauftragt ist und dabei Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten kann, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich im Rahmen der Beauftragung und der datenschutzrechtlichen Vereinbarungen mit der Baumit GmbH.

3. Zweck der Anwendung

LogistikMonitor dient der internen Steuerung, Kontrolle und Dokumentation von Sendungen. Die Anwendung unterstützt insbesondere die Erkennung von Abweichungen und Verspätungen, die Kommunikation mit Subunternehmern, die Bearbeitung von Problemen, die Führung von Statusverläufen sowie die Erstellung von Statistiken und Berichten.

4. Verarbeitete Daten

Je nach Benutzerrolle, Konfiguration und angebundenen Systemen können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Benutzer- und Kontaktdaten, etwa Name, Benutzername, geschäftliche E-Mail-Adresse, Rolle, Unternehmen und Telefonnummer,
• Anmelde- und Sicherheitsdaten, etwa Zeitpunkt und Ergebnis der Anmeldung, IP-Adresse, Gerätetyp, Browser, Betriebssystem, technische Browserkennung und Audit-Protokolle,
• Sendungs- und Logistikdaten, etwa Sendungsnummer, Subunternehmer, Termine, Status, Problemart, Ursache, Verzögerung, Maßnahmen und Notizen,
• Kommunikationsdaten aus Nachrichten, Rückmeldungen und E-Mail-Benachrichtigungen,
• Status- und Verlaufsdaten zur nachvollziehbaren Dokumentation von Änderungen,
• Integrations- und Telematikdaten aus CarLo und SPEDION, soweit die jeweiligen Module aktiviert und angebunden sind, etwa externe Referenzen, Fahrzeugkennung, Ereignisse, ETA, Zeitstempel, Wartezeiten und gegebenenfalls Positionsdaten,
• technische Protokolldaten, die für Betrieb, Fehleranalyse, Missbrauchsschutz und Datensicherheit erforderlich sind.

5. Herkunft der Daten

Daten werden durch berechtigte Mitarbeiter der Baumit GmbH, durch berechtigte Benutzer von Subunternehmern sowie – bei aktivierter Schnittstelle – aus den angebundenen Systemen CarLo und SPEDION bereitgestellt. Weitere Daten entstehen bei der Nutzung der Anwendung, insbesondere durch Statusänderungen, Rückmeldungen, Systemprotokolle und automatische Auswertungen.

6. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt abhängig vom konkreten Sachverhalt insbesondere auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung eines Vertragsverhältnisses oder vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist,
• Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO aufgrund berechtigter Interessen an einer zuverlässigen Transportsteuerung, der Dokumentation von Abweichungen, der Qualitätssicherung, der IT-Sicherheit und der Abwehr von Missbrauch,
• Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO, soweit gesetzliche Aufbewahrungs-, Nachweis- oder Auskunftspflichten bestehen,
• § 26 BDSG, soweit Beschäftigtendaten für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden.

7. Zugriffsberechtigte und Empfänger

Innerhalb der Baumit GmbH erhalten nur Personen Zugriff, die diesen für ihre Aufgaben benötigen. Benutzer von Subunternehmern erhalten ausschließlich Zugriff auf die ihnen zugeordneten Sendungen und die dazugehörigen Vorgänge. Je nach technischer Konfiguration können außerdem folgende Empfänger oder Kategorien von Empfängern beteiligt sein:

• beauftragte IT-, Hosting-, Wartungs- und Supportdienstleister,
• der konfigurierte E-Mail- beziehungsweise SMTP-Dienstleister,
• Anbieter oder Betreiber angebundener Systeme wie CarLo und SPEDION,
• Behörden oder sonstige Stellen, soweit eine gesetzliche Verpflichtung zur Übermittlung besteht.

Eine Weitergabe zu Werbezwecken oder ein Verkauf personenbezogener Daten findet nicht statt.

8. Automatische Bewertung von Sendungen

LogistikMonitor kann anhand festgelegter Regeln, Zeitwerte, Statusmeldungen und mehrerer offener Probleme automatisch eine Ampelfarbe vorschlagen oder setzen. Diese Verarbeitung dient der operativen Priorisierung und der frühzeitigen Erkennung von Handlungsbedarf. Sie entfaltet keine rechtliche Wirkung gegenüber betroffenen Personen und ersetzt keine Prüfung durch berechtigte Mitarbeiter. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO ist nicht vorgesehen.

9. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie für die genannten Zwecke, die Bearbeitung und Nachvollziehbarkeit von Sendungsvorgängen, die IT-Sicherheit oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten erforderlich sind. Danach werden die Daten nach den geltenden Lösch- und Aufbewahrungsvorgaben der Baumit GmbH gelöscht oder anonymisiert. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

10. Sitzungs-Cookie und lokale Speicherung

Die Anwendung verwendet ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie, um die Anmeldung und die sichere Zuordnung von Anfragen zu ermöglichen. Das Cookie wird für die Dauer der Browsersitzung gesetzt und enthält keine Klartext-Passwörter. Es werden keine Marketing-, Tracking- oder Analyse-Cookies eingesetzt. Die Speicherung ist für den ausdrücklich gewünschten Anmeldedienst erforderlich.

11. E-Mail-Versand sowie PDF- und Excel-Berichte

Bei konfigurierten Benachrichtigungen können Daten zu kritischen Sendungen, Statusänderungen und Rückmeldungen per E-Mail an berechtigte Empfänger übermittelt werden. PDF- und Excel-Berichte können Sendungsnummern, Statuswerte, Problemangaben, Kommentare, Auswertungen und Anmeldeprotokolle enthalten. Empfänger sind verpflichtet, diese Informationen vertraulich zu behandeln und Berichte nur zweckgebunden zu verwenden.

12. Drittlandübermittlungen

Die Anwendung selbst erfordert keine Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums. Ob eine Drittlandübermittlung stattfindet, hängt von den durch den Betreiber eingesetzten Hosting-, E-Mail- oder Schnittstellendiensten ab. Soweit solche Dienste eingesetzt werden, stellt die Baumit GmbH die erforderlichen datenschutzrechtlichen Garantien sicher.

13. Datensicherheit

Zum Schutz der Daten werden angemessene technische und organisatorische Maßnahmen eingesetzt. Dazu gehören insbesondere rollenbasierte Zugriffsrechte, vorbereitete Datenbankabfragen, Passwort-Hashing, Schutz vor Cross-Site-Request-Forgery, Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge und die geschützte Speicherung technischer Zugangsdaten. Benutzer sind verpflichtet, Zugangsdaten geheim zu halten und unberechtigte Zugriffe unverzüglich zu melden.

14. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kann diese mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Anfragen können an info@baumit.de gerichtet werden. Außerdem besteht das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

15. Pflicht zur Bereitstellung

Die für Benutzerkonto, Anmeldung, Zugriffssteuerung und Bearbeitung einer Sendung als Pflichtfelder gekennzeichneten Daten sind für die Nutzung der Anwendung erforderlich. Ohne diese Angaben kann die jeweilige Funktion nicht oder nicht vollständig bereitgestellt werden.

16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen, Schnittstellen, Empfänger, gesetzliche Vorgaben oder technische Abläufe wesentlich ändern. Maßgeblich ist die jeweils in LogistikMonitor veröffentlichte Fassung.